Kafka voor kostenvergoedingen bedrijfsleiders

Kostenvergoedingen

De terugbetaling van “kosten eigen aan de werkgever” is in principe vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. In feite had de werkgever of de vennootschap deze kosten immers zelf moeten dragen, maar omwille van omstandigheden werden deze voorgeschoten door de werknemer of de bedrijfsleider. Het is dan ook evident dat de terugbetaling niet belastbaar is.

Forfaitair of op basis van bewijsstukken

In bepaalde gevallen wordt de kostenvergoeding forfaitair geraamd. Denk bijvoorbeeld aan de thuiswerkvergoeding of de kilometervergoeding voor beroepsmatige verplaatsingen. Indien je je als werkgever braaf houdt aan de vooropgestelde forfaitaire bedragen en regeltjes, is er normaal gezien geen vuiltje aan de lucht.

In andere gevallen worden de kosten terugbetaald op basis van bewijsstukken, zoals de terugbetaling van een parkingbonnetje.

Ook een combinatie van beiden (forfaitair + op basis van bewijsstukken) is mogelijk, voor zover er uiteraard geen sprake is van een dubbele terugbetaling van kosten.

Verstrengde ficheverplichting

Sinds dit jaar is de werkgever (of de vennootschap in het geval van een bedrijfsleider) verplicht om het werkelijk betaald bedrag te vermelden op de fiscale fiche. Vroeger volstond het aankruisen van een hokje. Zo wil de fiscus meer zicht krijgen op de hoogte van de vergoedingen en kan zij gericht controles uitvoeren. Keerzijde van de medaille: werkgevers krijgen hierdoor heel wat extra rekenwerk voorgeschoteld.

Wat met bedrijfsleiders?

Ook bedrijfsleiders vallen onder de verstrengde ficheverplichting. Voor terugbetalingen die forfaitair worden bepaald, blijft de administratieve overlast enigszins beperkt; wat betreft terugbetalingen op basis van bewijsstukken, wordt de doos van Pandora geopend.

Niet zelden betaalt een bedrijfsleider kosten van de vennootschap (bijv. een bos bloemen voor een werknemer, een etentje met een potentiële klant of een tankbeurt) met de foute bankkaart of met geld van de privérekening. De vennootschap betaalt deze kost terug of werd verwerkt middels de rekening-courant van de bedrijfsleider.

Een strikte interpretatie van de verstrengde ficheverplichting betekent dat al deze vergoedingen te kwalificeren zijn als terugbetaling van “kosten eigen aan de werkgever” en op de fiche vermeld moeten worden.

Aangezien de fiches voor het jaar 2022 voor eind februari 2023 opgemaakt moeten worden, is het niet evident om deze informatie tijdig aan te leveren aan de fiscus. Zelden tot nooit zijn in februari de jaarcijfers (en dus ook de boekingen op de rekening-courant) finaal, laat staan goedgekeurd.

Het is dan ook aangewezen om deze vergoedingen (1) tot een minimum te beperken door zoveel als mogelijk te betalen met de bankkaart van de vennootschap, en (2) indien er toch privé uitgaven gedaan en terugbetaald worden, deze goed te documenteren zodat deze op fiche vermeld kunnen worden.

Een andere pragmatische oplossing kan erin bestaan een “kas” van bijvoorbeeld € 1.000 aan te leggen, waarmee (cash) uitgaven gemakkelijk betaald kunnen worden. De uitgave wordt dan betaald met cash geld van de vennootschap, niet van de bedrijfsleider privé.

Contacteer gerust uw dossierverantwoordelijke bij Fineko om te kijken welke oplossing in uw dossier het meest aangewezen is.