FAQ Uw facturatie: voortaan een vast maandelijks voorschot

1. Hoe werkt de facturatie met maandelijkse voorschotten?
Vanaf 1 januari 2027 ontvangt u twaalf maandelijkse voorschotfacturen voor de gebruikelijke boekhoudkundige en fiscale werkzaamheden voor uw dossier. Zo spreidt u uw betalingen over het jaar en kunt u uw uitgaven gemakkelijker plannen.
Het maandbedrag is een voorschot. De uiteindelijke vergoeding blijft gebaseerd op de werkelijk geleverde prestaties en de afgesproken tarieven.

Afhankelijk van uw dossier ontvangt u maximaal drie soorten facturen:

• Maandelijkse voorschotfacturen voor de reguliere werkzaamheden, met een eventuele tussentijdse of jaarlijkse afrekening.
• Afzonderlijke facturen voor advies, bijzondere opdrachten en prestaties tegen een afgesproken taaktarief.
• Een jaarlijkse onkostenfactuur voor de kosten die op uw dossier van toepassing zijn.

2. Hoe wordt mijn maandelijkse voorschot bepaald?
We baseren uw voorschot op de prestaties en facturatie voor de reguliere werkzaamheden voor uw dossier in de afgelopen periode. Afzonderlijk te factureren advies, bijzondere opdrachten en onkosten vallen buiten dit bedrag.

Het maandelijkse voorschot voor uw dossier wordt vermeld in onze persoonlijke communicatie, exclusief btw.

3. Welke werkzaamheden vallen onder het maandelijkse voorschot?
Het voorschot heeft betrekking op de gebruikelijke boekhoudkundige en fiscale werkzaamheden die voor uw dossier zijn afgesproken. We noemen dit ook compliance. Het gaat, voor zover van toepassing, om:

• De verwerking van uw boekhoudkundige documenten.
• De btw-aangiften, intracommunautaire opgaven en jaarlijkse klantenlisting.
•  Het opstellen, bespreken en afwerken van de jaarrekening, inclusief de bijbehorende verslaggeving, neerleggingsbalans en aangifte vennootschapsbelasting.
• De administratieve opvolging van de jaarrekening, zoals het bezorgen en opvolgen van notulen.
• De aangifte personenbelasting, voor zover deze deel uitmaakt van de bestaande afspraken.
• De jaarlijkse bevestiging in het UBO-register.

Andere periodieke aangiften, bijvoorbeeld via OneGate, kunnen eveneens hieronder vallen wanneer dit voor uw dossier is afgesproken. Nieuwe of bijkomende aangiften kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van het voorschot.

4. Zijn tussentijdse cijfers en de opvolging van voorafbetalingen inbegrepen?
Als de opmaak van tussentijdse cijfers en de opvolging van voorafbetalingen al deel uitmaakten van de werkzaamheden waarop uw voorschot is gebaseerd, zijn ze daarin meegenomen.

Gaat het om een nieuwe of bijkomende dienstverlening, dan is deze niet automatisch in het bestaande voorschot opgenomen. We bespreken dan hoe deze werkzaamheden worden aangerekend en of het voorschot wordt aangepast.

5. Welke prestaties worden afzonderlijk gefactureerd?
Advies en opdrachten buiten de afgesproken reguliere werkzaamheden worden afzonderlijk aangerekend. Denk bijvoorbeeld aan fiscale controles, uitkeringstesten, bijzondere verslaggeving, het opstellen van overeenkomsten, KBO-wijzigingen, overnames, herstructureringen, btw-eenheden, btw-audits, financiële plannen, kredietaanvragen en bijzondere adviesvragen.

Afhankelijk van de opdracht gebeurt de facturatie:

• In regie, volgens de uurtarieven in uw opdrachtbrief.
• Tegen een afgesproken taaktarief.
• Volgens een afzonderlijke projectofferte.

Prestaties tegen een taaktarief worden bij de opdracht gefactureerd. Andere advies- en projectprestaties worden via een afzonderlijke projectfactuur of tussentijdse factuur aangerekend.

6. Welke onkosten worden afzonderlijk gefactureerd?
Een aantal jaarlijkse kosten wordt, voor zover ze op uw dossier van toepassing zijn, afzonderlijk gefactureerd. Het gaat onder meer om:

• De forfaitaire kantoorkost, inclusief de bijdrage voor de antiwitwasverplichtingen;
• De bijdrage voor het loonbeheer van bedrijfsleiders;
• Licenties voor digitale administratietools, zoals OkiOki, Billit of ClearFacts;
• De Intervatkost.

Deze kosten zijn niet opgenomen in het maandelijkse voorschot. De kosten worden afzonderlijk gefactureerd aan het einde van het kalenderjaar.

Kosten die verband houden met een concrete verrichting rekenen we aan op het moment dat ze zich voordoen. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor de neerlegging van de jaarrekening, een KBO-wijziging, een publicatie in het Belgisch Staatsblad, de registratie van een huurcontract of een wijziging van aandeelhoudersgegevens in eStox.

7. Wordt mijn voorschot tijdens het jaar opgevolgd?
Ja. We toetsen de voorschotten periodiek aan de werkelijk geleverde prestaties en bij de jaarlijkse afrekening.

Wanneer we afwijkingen vaststellen die een bijsturing vragen, nemen we contact met u op. We lichten het verschil toe en passen het voorschot indien nodig aan. Zo kunnen we tijdig rekening houden met veranderingen in uw dossier of bijkomende werkzaamheden.

8. Hoe verloopt de afrekening?
Op het einde van het kalenderjaar verrekenen we de aangerekende voorschotten met de werkelijk geleverde reguliere prestaties. Zijn de voorschotten onvoldoende, dan volgt een bijkomende factuur.

Ook tijdens het jaar kan een bijfacturatie nodig zijn. De afrekening heeft betrekking op de werkzaamheden waarvoor u voorschotten ontvangt; afzonderlijke adviesopdrachten en de jaarlijkse onkosten worden via afzonderlijke facturen aangerekend.